Robotic Process Automation (RPA) är ett begrepp som bör skiljas från fysiska industrirobotar. Robotprogramvara avser inte en fysisk enhet, utan ett datorprogram som automatiserar kunskapsarbete som utförs av människor. Automatiseringen efterliknar mänsklig aktivitet och interaktion med applikationer som används i kunskapsarbetet. Den utför vanligtvis tydliga, logiskt dokumenterbara, rutinmässiga och repetitiva kunskapsarbetsuppgifter som annars skulle utföras av en människa. Sådana uppgifter återfinns oftast i organisationers kärnprocesser och stödfunktioner. Den passar bäst som automatiseringslösning när målet är att automatisera produktionsprocesser och syftet är att behålla de informationssystem som redan används.
Rutinmässigt kunskapsarbete som typiska uppgifter
De typiska uppgifter som lämpar sig för robotprogramvara omfattar inmatning av data i system, kopiering av data från ett system till ett annat, datakonverteringar, rapportering, datauppdateringar och kontroller. Sådana uppgifter kan vara kopplade till områden som företagets fakturerings-, inköps-, löne- eller redovisningsprocesser. För robotprogramvara bör uppgiften delas upp i steg utifrån tydliga regler som inte lämnar utrymme för tolkning, eftersom roboten utför sina uppgifter enligt de givna instruktionerna. Robotarnas uppgifter kan initieras av en användare eller så kan deras användning vara tidsstyrd.
RPA kan även användas för att testa ett lösningskoncept innan en fullskalig IT-lösning driftsätts. Till exempel kan snabba RPA-pilotprojekt för integration av informationssystem användas för att kartlägga behoven och konsekvenserna av integrationen innan ett fullskaligt integrationsprojekt för informationssystem inleds.
De viktigaste fördelarna med RPA är kostnadsbesparingar, minskningen av mänskliga fel samt möjligheten att använda den frigjorda arbetstiden till mer utmanande kundservice eller expertarbete, medan robotarna sköter det rutinmässiga kunskapsarbetet. RPA har dock även sina utmaningar. Om de underliggande informationssystemen ändras måste även robotarnas funktioner anpassas. Om det däremot uppstår fel när roboten lär sig sina uppgifter kommer den att upprepa dessa fel i sitt arbete.
Programvarurobotik för tillverkningsindustrin
Inom ramen för projektet ”Reboot IoT Factory” (2018–2021), som finansierades av Business Finland, utvecklade industri- och forskningspartner gemensamt över hundra pilotprojekt med delad risk (PoC) för att testa tekniklösningar på industriella problem (https://rebootiotfactory.fi/). Pilotprojekten var i stort sett kopplade till industriföretagens olika funktioner och omfattade områden som produktutveckling, inköp, produktion, försäljning, fabriksautomation och logistik. De inkluderade flera experiment med RPA. Scanfils RPA-PoC var ett av sju pilotprojekt med stor genomslagskraft inom projektet. ”Reboot-projektet spelade en viktig roll för att lyfta fram frågan inom företaget. Genom forskningsprojektet fick vi lära känna de potentiella RPA-leverantörerna, ta del av andra företags erfarenheter av RPA och, naturligtvis, dela med oss av vad vi lärt oss till andra”, säger Maarit Säilynoja, IKT-chef på Scanfil.
Robotprogramvara som hanterar inköpsorder hos Scanfil
Scanfil plc, grundat 1976, är en industriell tillverkningspartner och systemleverantör som tillverkar produkter för ett brett spektrum av branscher. Scanfil har produktionsanläggningar i Finland, Sverige, Polen, Estland, Tyskland, USA och Kina. Företaget har länge använt sig av automatisering och digitalisering, men mjukvarurobotik var fortfarande nytt för dem. Därför beslutade företaget att genomföra pilotprogrammet PoC som en del av projektet Reboot IoT Factory. Automatiseringen av inköpsorder valdes ut för pilotprojektet på grund av de potentiella fördelarna och den korta återbetalningstiden.
Innan RPA-projektet inleddes fungerade inköpsprocessen på följande sätt: Scanfils ERP-system skapade inköpsförslag utifrån försäljnings- och produktionsplaner samt efterfrågeprognoser. Inköpspersonalen behandlade inköpsförslagen manuellt ett efter ett, sammanställde dem till beställningar för varje leverantör och skickade beställningarna till leverantören.
Efter införandet av RPA-systemet analyserade robotprogramvaran de inköpsförslag som genererats av ERP-systemet och delade in dem i rutinbeställningar och övriga beställningar utifrån fördefinierade regler, däribland beställningens värde. Därefter utförde robotprogramvaran de flesta rutinbeställningarna och skickade självständigt information om dem till inköps- och konstruktionspersonalen. Inköpspersonalen hanterade å sin sida det lilla antalet återstående förslag och lade de beställningar som var kopplade till dessa.
Tack vare införandet av RPA-systemet kunde inköps- och konstruktionspersonalen ägna mer tid åt de mer krävande beställningarna och andra uppgifter kopplade till inköpsverksamheten. På företagsnivå minskade RPA den arbetstid som lades på rutinmässiga inköp med uppskattningsvis 5–10 personår, och denna tid kunde nu användas till aktiviteter som ger större mervärde.
Programvarurobotik ger fördelar – RPA har medfört tydliga direkta och indirekta fördelar för Scanfil. Återbetalningstiden för själva investeringen i tekniken (programvarulicens och plattformsinstallation) var endast tre månader, vilket kunde beräknas utifrån de sparade arbetstimmarna. Även medarbetarna välkomnade förändringen. RPA minskade avsevärt arbetet med rutinuppgifter som är mindre motiverande, vilket frigjorde tid för mer meningsfulla och utmanande uppgifter. Detta var mycket värdefullt under coronapandemin ur ett perspektiv av leveranskedjans motståndskraft, eftersom inköparna nu fick mer tid att identifiera alternativa leverantörer. Den globala krisen i leveranskedjorna ökade andelen krävande expertarbete avsevärt.
En bra lösning när den används för rätt uppgift.
Robotprogramvaran måste lära sig hur den ska utföra sin uppgift – det vill säga den måste programmeras med driftsregler. Scanfil har flera medarbetare vars arbetsbeskrivning innefattar att lära ut robotprogramvaran. Att arbeta med RPA regelbundet, även om det bara är en gång i veckan, säkerställer att personalen upprätthåller en tillräcklig kompetensnivå och att nyutvecklade funktioner kan utnyttjas.
Tekniken i sig är redo för en bred användning av mjukvarurobotik inom företag. Det är viktigt att välja rätt process att automatisera. En bra utgångspunkt är att fråga sig: ”Skulle jag anställa en person för att göra detta?” De bästa tillämpningarna är uppgifter som utförs under lång tid, upprepade gånger och enligt en fastställd process. Undantag i utförandet av en uppgift kan enligt fastställda regler vidarebefordras till en person, så att även dessa undantag kan hanteras på rätt sätt. På så sätt kan robotprogramvaran sköta den grundläggande delen av uppgiften, medan personalen endast behöver fokusera på de mer utmanande fallen som kräver mänskligt omdöme. Det bör dock noteras att det inte vore klokt att helt automatisera komplexa affärskritiska funktioner, eftersom det kan leda till att den uppgiftsrelaterade expertisen försvinner från företaget om företaget förlitar sig för mycket på automatisering.
Sammantaget är Scanfil nöjd med mjukvarurobotik och kan rekommendera andra att använda den. Förutom inköpsverksamheten har företaget även testat RPA i andra arbetsuppgifter. Det har dock inte varit lämpligt för alla tillämpningar, så det finns fortfarande mycket att lära sig. Ur IT-avdelningens perspektiv erbjuder RPA lösningar som traditionell IT-automatisering inte kan utföra eller där det inte skulle vara kostnadseffektivt. Ordet ”robot” i sig kan väcka negativa associationer, men det har inte tagit jobb från Scanfil, utan endast tagit bort rutinuppgifter. De anställda har också varit nöjda med införandet av det nya systemet.
Jukka Kääriäinen, Marko Jurvansuu, Marko Jurmu: VTT Technical Research Centre of Finland Ltd
Jukka Majava, Osmo Kauppila: Uleåborgs
universitet Maarit Säilynoja: Scanfil plc