Robottiprosessiautomaatio (RPA) on käsite, joka on erotettava fyysisistä teollisuusroboteista. Robotti-ohjelmisto ei tarkoita fyysistä laitetta, vaan tietokoneohjelmaa, joka automatisoi ihmisten tekemää tietotyötä. Automaatio jäljittelee ihmisen toimintaa ja vuorovaikutusta tietotyössä käytettävien sovellusten kanssa. Se suorittaa tyypillisesti selkeitä, loogisesti dokumentoitavia, rutiininomaisia ja toistuvia tietotyön tehtäviä, jotka muuten suorittaisi ihminen. Tällaisia tehtäviä löytyy yleensä organisaatioiden ydinprosesseista ja tukitoiminnoista. Se sopii parhaiten automaatioratkaisuksi, kun tavoitteena on tuotantoprosessien automatisointi ja päämääränä on jo käytössä olevien tietojärjestelmien ylläpito.
Rutiininomainen tietotyö tyypillisinä tehtävinä
Robotti-ohjelmistoille sopivia tyypillisiä tehtäviä ovat esimerkiksi tietojen syöttäminen järjestelmiin, tietojen kopioiminen järjestelmästä toiseen, tietojen muuntaminen, raportointi, tietojen päivittäminen ja tarkistukset. Tällaiset tehtävät voivat liittyä esimerkiksi yrityksen laskutus-, osto-, palkanlaskenta- tai talousraportointiprosesseihin. Robotti-ohjelmiston kannalta tehtävä tulisi jakaa vaiheisiin selkeiden sääntöjen perusteella, joissa ei ole tulkinnanvaraa, koska robotti toistaa tehtävänsä annettujen ohjeiden mukaisesti. Robottien tehtävät voidaan käynnistää käyttäjän toimesta tai niiden käyttö voidaan ajoittaa.
RPA:ta voidaan käyttää myös ratkaisukonseptin testaamiseen ennen täysimittaisen IT-ratkaisun käyttöönottoa. Esimerkiksi tietojärjestelmien integroinnin nopeaa RPA-pilotointia voidaan hyödyntää integroinnin tarpeiden ja vaikutusten selvittämiseen ennen täysimittaisen tietojärjestelmien integrointihankkeen käynnistämistä.
RPA:n tärkeimmät edut ovat kustannussäästöt, inhimillisten virheiden vähentäminen sekä mahdollisuus kohdentaa vapautuneet työajat haastavampaan asiakaspalveluun tai asiantuntijatyöhön, kun robotit hoitavat rutiininomaisen tietotyön. RPA:han liittyy myös haasteita. Jos taustalla olevia tietojärjestelmiä muutetaan, myös robottien toimintoja on muutettava. Toisaalta, jos robotin tehtävien opettamisessa tehdään virheitä, robotti toistaa nämä virheet työssään.
Ohjelmistorobotiikka tuotantoteollisuudelle
Business Finlandin rahoittamassa Reboot IoT Factory -hankkeessa (2018–2021) teollisuus- ja tutkimuskumppanit kehittivät yhdessä yli sata riskinjakoperiaatteella toteutettua teknologian toimivuuden osoittamista (proof of concept, PoC) koskevaa pilottiohjelmaa teollisuuden ongelmien ratkaisemiseksi (https://rebootiotfactory.fi/). Pilottihankkeet liittyivät laajasti teollisuusyritysten eri toimintoihin ja kattoivat muun muassa tuotekehityksen, hankinnan, tuotannon, myynnin, tehdasautomaation ja logistiikan. Niihin sisältyi useita RPA:ta hyödyntäviä kokeiluja. Scanfilin RPA-PoC oli yksi hankkeen seitsemästä vaikuttavimmasta pilottihankkeesta. ”Reboot-projekti oli tärkeässä roolissa aiheen edistämisessä yrityksessämme. Tutkimusprojektin kautta tutustuimme mahdollisiin RPA-toimittajiin, kuulimme muiden yritysten kokemuksia RPA:sta ja tietenkin jaoimme oppimiamme asioita muiden kanssa”, kertoo Scanfilin ICT-johtaja Maarit Säilynoja.
Robotti-ohjelmisto käsittelee ostotilauksia Scanfilillä
Vuonna 1976 perustettu Scanfil Oyj on teollisuuden valmistuskumppani ja järjestelmätoimittaja, joka valmistaa tuotteita monille eri toimialoille. Scanfilillä on tuotantolaitoksia Suomessa, Ruotsissa, Puolassa, Virossa, Saksassa, Yhdysvalloissa ja Kiinassa. Yritys on hyödyntänyt automaatiota ja digitalisaatiota jo pitkään, mutta ohjelmistorobotiikka oli sille vielä uutta. Siksi yritys päätti toteuttaa PoC-pilottihankkeen osana Reboot IoT Factory -projektia. Pilottihankkeeksi valittiin ostotilausten automatisointi sen potentiaalisten hyötyjen ja lyhyen takaisinmaksuajan vuoksi.
Ennen RPA-hanketta ostoprosessi toimi seuraavasti: Scanfilin ERP-järjestelmä laati ostoehdotuksia myynti- ja tuotantosuunnitelmien sekä kysyntäennusteiden perusteella. Ostohenkilöstö käsitteli ostoehdotukset manuaalisesti yksi kerrallaan, yhdisti ne tilauksiksi kunkin toimittajan osalta ja lähetti tilaukset toimittajalle.
RPA-järjestelmän käyttöönoton jälkeen robotti-ohjelmisto analysoi ERP-järjestelmän tuottamat ostoehdotukset ja jakoi ne rutiinitilauksiin ja muihin tilauksiin ennalta määriteltyjen sääntöjen perusteella, mukaan lukien tilauksen arvo. Sen jälkeen robotti-ohjelmisto toteutti suurimman osan rutiinitilauksista ja lähetti niitä koskevat tiedot itsenäisesti osto- ja suunnitteluhenkilöstölle. Ostohenkilöstö puolestaan käsitteli jäljelle jääneen pienen määrän ehdotuksia ja teki niihin liittyvät tilaukset.
RPA-järjestelmän käyttöönoton ansiosta osto- ja suunnitteluhenkilöstö pystyi keskittymään paremmin haastavampiin tilauksiin ja muihin ostotoimintaan liittyviin tehtäviin. Yritystasolla RPA vähensi rutiinihankintoihin käytettyä työaikaa arviolta 5–10 henkilövuotta, ja tämä aika voitiin nyt käyttää lisäarvoa tuottaviin toimintoihin.
Ohjelmistorobotiikka tuo etuja
: RPA on tuonut Scanfilille selkeitä suoria ja epäsuoria etuja. Itse teknologiaan (ohjelmistolisenssi ja alustan käyttöönotto) tehdyn investoinnin takaisinmaksuaika oli vain kolme kuukautta, mikä voitiin laskea säästettyjen työtuntien perusteella. Myös työntekijät suhtautuivat muutokseen myönteisesti. RPA vähensi merkittävästi motivoimattomien rutiinitehtävien suorittamista, mikä vapautti aikaa merkityksellisempiin ja haastavampiin tehtäviin. Tämä oli erittäin hyödyllistä koronaviruspandemian aikana toimitusketjun kestävyyden kannalta, sillä ostajilla oli nyt enemmän aikaa etsiä vaihtoehtoisia toimittajia. Toimitusketjujen maailmanlaajuinen kriisi lisäsi merkittävästi vaativan asiantuntijatyön osuutta.
Hyvä ratkaisu, kun sitä sovelletaan oikeaan tehtävään
. Robotti-ohjelmistolle on opetettava, miten se suorittaa tehtävänsä – toisin sanoen sille on ohjelmoitava toimintaperiaatteet. Scanfililla työskentelee useita henkilöitä, joiden tehtäviin kuuluu robotti-ohjelmiston opettaminen. Säännöllinen työskentely RPA:n parissa, vaikka se tapahtuisikin vain kerran viikossa, varmistaa, että henkilöstöllä on riittävä osaamistaso ja että uusia toimintoja voidaan hyödyntää.
Teknologia itsessään on valmis ohjelmistorobotiikan laajamittaiseen käyttöönottoon yrityksissä. On tärkeää valita oikea prosessi automatisoitavaksi. Hyvä lähtökohta on miettiä: ”Palkkaisinko jonkun tekemään tämän?” Parhaita sovelluskohteita ovat tehtävät, joita suoritetaan pitkään, toistuvasti ja vakiintuneen prosessin mukaisesti. Tehtävän suorittamisessa esiintyvät poikkeustapaukset voidaan ohjata sääntöjen mukaisesti henkilölle, jotta myös ne voidaan käsitellä asianmukaisesti. Näin robotti-ohjelmisto voi hoitaa tehtävän peruskuormituksen, kun taas ihmisten tarvitsee keskittyä vain haastavampiin tapauksiin, jotka vaativat inhimillistä harkintaa. On kuitenkin syytä huomata, että monimutkaisten, liiketoiminnan kannalta kriittisten toimintojen täydellinen automatisointi ei ole viisasta, sillä se voi johtaa tehtävään liittyvän osaamisen katoamiseen yrityksestä, jos yritys luottaa liikaa automaatioon.
Kaiken kaikkiaan Scanfil on tyytyväinen ohjelmistorobotiikkaan ja voi suositella sen käyttöä muillekin. Hankintatoiminnan lisäksi yritys on kokeillut RPA:ta myös muissa tehtävissä. Se ei kuitenkaan ole sopinut kaikkiin sovelluksiin, joten opittavaa on vielä paljon. IT-osaston näkökulmasta RPA tarjoaa ratkaisuja, joita perinteinen IT-automaatio ei pysty toteuttamaan tai joissa se ei olisi kustannustehokasta. Sana ”robotti” voi itsessään herättää negatiivisia mielleyhtymiä, mutta se ei ole vienyt työpaikkoja Scanfililtä, vaan ainoastaan poistanut rutiinitehtäviä. Myös työntekijät ovat olleet tyytyväisiä uuden järjestelmän käyttöönottoon.
Jukka Kääriäinen, Marko Jurvansuu, Marko Jurmu: VTT Teknillinen tutkimuskeskus Oy
Jukka Majava, Osmo Kauppila: Oulun
yliopisto Maarit Säilynoja: Scanfil Oyj