Päivitetty 13.8.2018

SCANFIL

KUVAUS VIERAILIJOIDEN HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYSTÄ

1 JOHDANTO

Tässä asiakirjassa kuvataan, miten Scanfil Oyj ja sen tytäryhtiöt Suomessa (jäljempänä ”Scanfil”) sekä Scanfilin henkilöstö käsittelevät Scanfilin tiloissa käyvien vierailijoiden henkilötietoja. Scanfil toimii rekisterinpitäjänä kyseisten henkilötietojen osalta.

Rekisterinpitäjänä Scanfil on vastuussa mainituista henkilötiedoista ja tällaisten henkilötietojen käsittelystä. Yksityisyyden ja henkilötietojen suojaaminen on erittäin tärkeää Scanfilille. Scanfil on sitoutunut noudattamaan yhtiöön sovellettavia tietosuoja-asetuksen vaatimuksia henkilötietojen käsittelyssä. Vierailijoiden henkilötietojen käsittelyn keinot ja tarkoitus kuvataan yksityiskohtaisemmin tässä tietosuojatiedotteessa.

2 REKISTERINPITÄJÄ(T) JA YHTEYSHENKILÖ

Scanfil Oyj
(Y-Tunnus: 2422742-9)
Yritystie 6
85410 Sievi
Puh.: +358 (0)8 4882 111
Scanfil EMS Oy
(Y-Tunnus: 2182250-5)
Yritystie 6
85410 Sievi
Puh.: +358 (0)8 4882 111

Yhteyshenkilö

Jussi Kukkonen
c/o Scanfil Oyj
Puh.: +358 40 861 4885
S-posti: gdpr.finland@scanfil.com

3 VIERAILIJOIDEN HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN OIKEUSPERUSTEET

EU:n tietosuoja-asetus (EU) 2016/679 (”GDPR”) koskee yleislakina henkilötietojen kaikkea käsittelyä. Henkilötietojen käsittelyn on aina perustuttava GDPR:ssä määritettyyn oikeudelliseen perusteeseen koko tietojen käsittelyajan ajan tietojen tiedon keräämisestä tietojen anonymisointiin saakka.

Vierailijoiden tietojen käsittelyn perusteet:

  • Scanfilin lakisääteinen velvoite
  • Rekisteröidyn antama suostumus voimassa olevan lain mukaisesti
  • Scanfilin tai kolmannen osapuolen (kuten nykyiset tai tulevat yhteistyökumppanit, toimittajat tai asiakkaat) oikeutettu etu. Oikeutettu etu voi olla esimerkiksi, petosten tai tietotekniikkajärjestelmien väärinkäytön estäminen, fyysinen sekä tietotekniikka- ja verkkoturvallisuus sekä omaisuuden suojaaminen.

4 SCANFILIN KÄSITTELEMIEN HENKILÖTIETOJEN KATEGORIAT JA KÄSITTELYN TARKOITUS

Scanfil käsittelee seuraavia kävijän henkilötietoja tarkoituksenaan antaa vierailijoille tietoja vierailun aikana, salassapitosopimuksen tekeminen vierailijan kanssa sekä vierailijarekisterin hallinnointi. Lisäksi Scanfil toteuttaa kameravalvontaa tiloissaan kiinteistön suojelemiseksi ja turvallisuuden varmistamiseksi.

Scanfil käsittelemät kävijän henkilötiedot:

  • nimi
  • työnantaja
  • asema
  • yleiset yhteystiedot
  • teknisen seurannan kautta kerättyjä henkilötietoja

Lisäksi Scanfil saattaa käsitellä muutoksia edellä mainittuihin tietoluokkiin.

5 HENKILÖTIETOJEN ENSISIJAISET LÄHTEET

Scanfil kerää vierailijoita koskevat tiedot ensisijaisesti vierailijoita itseltään. Tietoja kerätään myös automaattisella kameravalvonnalla Scanfilin tiloissa.

6 HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUS JA SIIRTO

Scanfil voi siirtää vierailijan henkilötietoja kolmansille osapuolille jäljempänä esitetyllä tavalla tietojen käsittelemiseksi tässä asiakirjassa kuvatuissa tarkoituksissa. Kun henkilötietoja siirretään taholle, joka käsittelee niitä Scanfilin puolesta (henkilötietojen käsittelijä), Scanfil on sopimusjärjestelyillä varmistanut, että henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan Scanfilin kirjallisia ohjeita, että henkilötietoja käsitellään vain tässä asiakirjassa kuvatuissa tarkoituksissa ja että henkilötietojen käyttöoikeus on vain henkilötietoja työtehtävissään tarvitsevilla henkilöillä

  • Henkilötietojen käsittelijät: Scanfil voi siirtää henkilötietoja henkilötietojen käsittelijöille, jotta nämä pystyvät suorittamaan heille tehtäväksi annetut palvelut ja tehtävät. Henkilötietojen käsittelijöiden tehtävät voivat liittyä tietojärjestelmiin ja ohjelmistoihin sekä muiden tietojenkäsittelypalvelujen toimittamiseen.
  • Henkilötietojen siirto tai luovutus samaan konserniin kuuluville yrityksille. Scanfil ei siirrä henkilötietoja EU:n tai EEA:n ulkopuolelle.

Lisäksi Scanfil saattaa luovuttaa henkilötietoja samaan konserniin kuuluville yrityksille useisiin eri tarkoituksiin (kuten keskitetyille konsernitoiminnoille, mukaan lukien mutta rajoittumatta, globaalisti saatavilla olevat yhteistyökumppaneiden hallintapalvelut, konsernin sisäinen viestintä, -koordinointi ja -raportointi). Tällainen tietojenvaihto sisältää henkilötietojen sisäisiä siirtoja eri puolilla maailmaa sijaitsevien Scanfil-konsernin yhtiöiden kesken. Scanfil voi lisäksi luovuttaa henkilötietoja esimerkiksi viranomaisille voimassa olevan lainsäädännön sallimissa rajoissa tai vaatimuksesta.

7 TIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Scanfil tai sellainen tietojen käsittelijä joka käsittelee henkilötietoja Scanfilin puolesta säilyttää henkilötietoja voimassa olevan lain edellyttämällä tavalla niin kauan kuin niitä tarvitaan tässä asiakirjassa määritetyissä käsittelytarkoituksissa. Kun Scanfil ei enää tarvitse tietoja tässä asiakirjassa kuvatuissa tarkoituksissa, tiedot poistetaan Scanfilin ja/tai tietojen käsittelijän järjestelmistä ja muista tiedostoista tai anonymisoidaan peruuttamattomasti.Edellä mainittua ei kuitenkaan sovelleta tietoihin, jotka ovat lakisääteisen säilytysajan alaisia.

Vierailijaa koskeva henkilötieto pääasiallisesti poistetaan, kun henkilötieto ei ole enää tarpeellinen käsittelyn perusteen kannalta. Kun henkilötieto on kerätty voimassaolevan oikeuden asettaman velvoitteen johdosta, henkilötiedon säilytysaika voi riippua nimenomaisesta lakisääteisestä vaatimuksesta tai määräyksestä. Scanfil voi myös säilyttää eräitä henkilötietoja senkin jälkeen, kun alkuperäinen käsittelytarkoitus on päättynyt, mikäli kyseinen henkilötiedon säilyttäminen on tarpeen soveltuvan lainsäädännön noudattamiseksi tai mikäli Scanfil tarvitsee henkilötietoa aloittaakseen, ajaakseen tai puolustautuakseen oikeudelliselta vaateelta, mutta ainoastaan tarpeellisilta osilta.

8 HENKILÖTIETOEJN TURVALLISUUS

Scanfil varmistaa vierailijoiden henkilötietojen turvallisuuden ja suojan tietovuotoja vastaan palomuureja, salasanoja ja muita teknisiä suojakeinoja käyttäen. Tietojärjestelmät ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa. Pääsy on sallittua vain niille henkilöille, jotka tarvitsevat pääsyn tietoihin tehtävien hoitamiseksi tai käsittelyn suorittamiseksi. Tietojen käsittelijät eivät saa luovuttaa näitä tietoja kolmansille osapuolille.

9 REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Tietosuoja-asetus antaa rekisteröidylle useita oikeuksia, joiden perusteella rekisteröity voi useissa tilanteissa päättää henkilötietojensa käsittelystä. Rekisteröity voi käyttää jäljempänä esitettyjä oikeuksia suhteessa Scanfiliin siinä laajuudessa kuin Scanfil on kyseisestä henkilöstä rekisteröityjen henkilötietojen rekisterinpitäjä.

  • Oikeus saada pääsy henkilötietoihin: Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että rekisterinpitäjä käsittelee hänen henkilötietojaan, sekä oikeus saada pääsy tällaisiin tietoihin. Rekisterinpitäjä voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöä saada tarkastaa henkilötiedot esimerkiksi määrittämällä tarkemmin toimitettavat tiedot.
  • Oikeus saada tiedot oikaistuiksi: Rekisteröidyllä on oikeus saada oikaistuiksi rekisterinpitäjän käsittelemien henkilötietojen virheet ja saada rekisterinpitäjän käsittelemät puutteelliset henkilötiedot täydennetyiksi.
  • Oikeus tulla unohdetuksi: Rekisteröidyllä on oikeus saada poistetuiksi rekisterinpitäjän hänestä käsittelemät henkilötiedot ja rekisterinpitäjällä on velvollisuus poistaa tällaiset tiedot, jos niiden käsittelylle ei enää ole oikeusperustetta tai jos rekisterinpitäjää sitoneen henkilötietojen säilyttämistä koskeneen lakisääteisen tai sopimusvelvoitteen voimassaoloaika päättyy tai jos rekisteröity peruuttaa suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn.
  • Oikeus rajoittaa henkilötietojen käsittelyä: Rekisteröidyllä on tietyissä tapauksissa oikeus pyytää rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä.
  • Oikeus siirtää henkilötiedot toiselle rekisterinpitäjälle: Rekisteröidyllä on tietyissä laissa määritetyissä olosuhteissa oikeus saada rekisterinpitäjän hänestä käsittelemät henkilötiedot yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle sen rekisterinpitäjän estämättä, jolle henkilötiedot on alun perin toimitettu.
  • Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä: Tietyissä tapauksissa rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä. Oikeutta vastustaa henkilötietojen käsittelyä sovelletaan erityisesti tilanteissa, joissa henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun. Rekisterinpitäjän on tällaisissa tilanteissa täytettävä rekisteröidyn pyyntö, ellei rekisterinpitäjä pysty osoittamaan pakottavia oikeutettuja etuja, jotka ovat painavampia kuin rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet, tai ellei tietojen käsittely ole tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
  • Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa milloin tahansa tietojen käsittelylle antamansa suostumus.

Yllä mainittuihin oikeusiin liittyvät pyynnöt ohjataan tämän asiakirjan kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.

Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus jättää valvontaviranomaiselle valitus rekisterinpitäjän häntä koskevien henkilötietojen käsittelystä. Valituksen voi jättää toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, joka on Suomessa tietosuojavaltuutettu, noudattamalla valvontaviranomaisen ohjeita. Siirry tietosuojavaltuutetun verkkosivulle napsauttamalla tätä.

10 MUUTOKSET TÄHÄN ASIAKIRJAAN

Scanfil voi muuttaa ajoittain tätä asiakirjaa. Tämä asiakirjan yläreunaan on merkitty kohtaan Viimeisin versio päivämäärä, jolloin asiakirjaan on tehty viimeksi muutoksia. Scanfil suosittelee tarkastamaan säännöllisesti, onko asiakirjaan tehty muutoksia.

© Copyright Scanfil 2018. All rights reserved.

Invest to the
future growth

Latest