Päivitetty 11.6.2018

SCANFIL

KUVAUS TYÖNHAKIJOIDEN HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYSTÄ

1 JOHDANTO

Tässä asiakirjassa kuvataan, miten Scanfil Oyj ja sen tytäryhtiöt Suomessa (jäljempänä ”Scanfil”) sekä Scanfilin henkilöstö käsittelevät Scanfilin työnhakijoiden henkilötietoja sekä millä ehdoilla ja missä laajuudessa tietoja käsitellään henkilötietojen suojaamisesta annetun lain vaatimusten täyttämiseksi ja rekisteröidyn henkilön oikeuksien suojaamiseksi.

Scanfil toimii rekisterinpitäjänä kyseisten henkilötietojen osalta.

Rekisterinpitäjänä me olemme vastuussa työnhakijoiden henkilötiedoista ja tällaisten henkilötietojen käsittelystä. Yksityisyyden ja henkilötietojen suojaaminen on erittäin tärkeää Scanfilille. Olemme sitoutuneet noudattamaan meihin sovellettavia tietosuojaasetuksen vaatimuksia henkilötietojesi käsittelyssä. Työnhakijoiden henkilötietojen käsittelyn keinot ja tarkoitus kuvataan yksityiskohtaisemmin tässä tietosuojatiedotteessa.

2 REKISTERINPITÄJÄ(T) JA YHTEYSHENKILÖ

Scanfil Oyj
(Y-Tunnus: 2422742-9)
Yritystie 6
85410 Sievi
Puh.: +358 (0)8 4882 111
Scanfil EMS Oy
(Y-Tunnus: 2182250-5)
Yritystie 6
85410 Sievi
Puh.: +358 (0)8 4882 111

Yhteyshenkilö

Jussi Kukkonen
c/o Scanfil Oyj
Puh.: +358 40 861 4885
S-posti: gdpr.finland@scanfil.com

3 HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN OIKEUSPERUSTEET

EU:n tietosuoja-asetus (EU) 2016/679 (”GDPR”) koskee yleislakina työnhakijoiden henkilötietojen kaikkea käsittelyä. Työnhakijoiden henkilötietojen käsittelyyn Suomessa sovelletaan lisäksi tietyiltä osin lakia yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004).

Henkilötietojen käsittelylle on aina oltava tietosuoja-asetuksessa määritetty oikeusperuste.
Työnhakijoiden tietojen käsittelyn perusteet:

  • käsittely on välttämätöntä, jotta voidaan ryhtyä toimiin rekisteröidyn pyynnöstä ennen työsopimuksen tekemistä
  • Scanfilin lakisääteinen velvoite
  • Rekisteröidyn antama suostumus voimassa olevan lain mukaisesti
  • Scanfilin oikeutettu etu. Oikeutettu etu voi olla esimerkiksi:
  • (i) suorittaa luottotarkastuksia työnhakijan luotettavuuden osoittamiseksi
  • (ii) tietoturvan varmistaminen ja parantaminen sekä tilojen ja tietoverkkojen turvallisuus; petoksen tai väärinkäytön ehkäisemiseksi ja tutkimiseksi; ja Scanfilin omaisuuden suojaaminen.
  • (iii) petosten ja Scanfilin työntekijöidensä käyttöön antamien laitteiden ja tietojärjestelmien väärinkäytön estäminen ja tutkiminen;
  • (iv) epäillyn väärinkäytöksen tai muun rikkomuksen sisäinen tutkinta.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on oltava vähintään yksi edellä esitetyistä perusteista koko tietojen käsittelyn ajan tietojen keräämisestä niiden anonymisointiin asti.

Työnhakijoiden henkilötietoja käsitellään erityisesti seuraavissa tarkoituksissa:

  • (i) Rekrytointi; hakemusten vastaanotto ja käsittely;
  • (ii) Henkilö- ja soveltuvuusarviointien suorittaminen;
  • (iii) CV-tietokannan ylläpitäminen;
  • (iv) Ehdokkaille tiedottaminen valintaprosessin lopputuloksesta sekä muu kommunikointi hakijan ja Scanfilin välillä.

4 SCANFILIN KÄSITTELEMIEN HENKILÖTIETOJEN KATEGORIAT

Scanfil voi käsitellä seuraavia henkilökohtaisia tietoja, jotka ovat välttämättömiä edellä mainittujen käsittelytapojen kannalta. Nämä tarvittavat henkilötiedot voidaan luokitella seuraavasti:

Perustiedot, jotka ovat

  • Hakijan nimi
  • Henkilötunnus
  • Yhteystiedot (kuten osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite)

Tiedot soveltuvuudesta tehtävään, kuten

  • Pätevyyteen, työkokemukseen ja koulutukseen liittyvät tiedot
  • Sopivuuden arviointitiedot.

Muut hakijalta saadut tiedot kuten

  • Työhakemus ja sen mahdolliset liitteet

Muut rekrytoinnin aikana kertyneet tiedot, kuten

  • Haastattelijoiden tekemät muistiinpanot
  • Kommunikaatio työnhakijan ja Scanfilin välillä

Teknisen valvonnan automaattisesti keräämät tiedot, kuten

  • Scanfilin rekrytointijärjestelmän keräämät tiedot järjestelmän käytöstä
  • Valvontakameroiden ja muiden elektronisten valvontalaitteiden tallennukset

Edellä mainittujen henkilötietojen lisäksi Scanfil käsittelee seuraavia erikoiskategorioihin kuuluvia henkilötietoja:

  • Henkilökohtaiset luottotiedot työntekijän luotettavuuden määrittämiseksi laissa säädetyllä tavalla;
  • Huumetestiä koskeva todistus tai sen sisältämät tiedot työsuorituksen ja työkyvyn määrittämiseksi laissa säädetyllä tavalla;

5 HENKILÖTIETOJEN ENSISIJAISET LÄHTEET

Yksityisyyden suojasta työelämässä annetun lain pääsäännön mukaan työnhakijaa koskevat tiedot on kerättävä ensi sijassa työnhakijalta itseltään.

Jos Scanfil kerää henkilötietoja muualta kuin työnhakijalta itseltään, työnhakijalta on hankittava suostumus tietojen keräämiseen. Scanfil kerää tietoja myös muista sallituista lähteistä, kuten järjestelmistä johon työnhakija on tallettanut tietojaan käyttönsä yhteydessä.

Scanfil voi lisäksi kerätä tietoja muista lähteistä työnhakijan suostumuksen perusteella. Suostumusta ei kuitenkaan tarvita silloin, kun työnantaja hankkii henkilöluottotietoja työnhakijan luotettavuuden selvittämiseksi.

6 MITEN KÄYTÄMME HENKILÖTIETOJASI REKRYTOINNIN AIKANA

Henkilötietojasi käytetään perustana automatisoidulle päätöksenteolle. Käytämme vaatimusprofiilia / vaatimusmäärittelyä kehyksenä täytettävien paikkojen päätöksenteossa. Hakemuslomakkeen tiettyjen kysymysten vastausten perusteella hakemustasi ei mahdollisesti käsitellä pidemmälle, jos pakolliset vaatimukset eivät täyty. Pakolliset vaatimukset on esitetty jokaisessa jokaisessa työpaikkailmoituksessa.Rekrytointiprosessissamme automaattinen päätöksenteko on välttämätöntä sinun ja Scanfilin välisen sopimuksen syntymiselle. Scanfil on toteuttanut asianmukaiset toimenpiteet oikeuksiesi, vapauksiesi ja laillisten etujesi turvaamiseksi automaattisessa päätöksenteossa. Esimerkiksi työkalu, jota käytämme hakijoiden ensivaiheen arvioinnissa, käyttää läpinäkyvää päätöksentekoa, joka perustuu kunkin tehtävän määritettyihin pakollisiin vaatimuksiin. Lisäksi sinulla on oikeus pyytää ihmisen arviointia erikseen voidaksesi esittää oman näkemyksesi ja kiistää alkuperäisen arvioinnin.

Rekrytointiprosessimme hyödyntää yhtä tai useampaa psykologista ammattipätevyystestiä. Ne ehdokkaat, jotka ovat ensimmäisen haastattelun perusteella arvioitu sopiviksi tehtävään, voivat joutua osallistumaan ammatilliseen psykologiseen testiin / persoonallisuus- ja soveltuvuus-arviointiin. Tällaiset arvioinnit toteutetaan vain sinun suostumuksellasi ja sovellettavan lainsäädännön mukaisesti. Vastauksiasi testissä verrataan työpaikkaan ennalta määritettyyn ammatilliseen psykologiseen profiiliin. Ammatillinen psykologinen profiili perustuu kompetensseihin ja muihin profiilissa vaadittuihin parametreihin. Näiden testien tulokset muodostavat perustan päätämmekö edetä prosessissa vai emme. Arvioitava henkilö saa aina kopion annetusta lausunnosta.

7 HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUS JA SIIRTO

Scanfil voi siirtää työnhakijan henkilötietoja kolmansille osapuolille jäljempänä esitetyllä tavalla tietojen käsittelemiseksi tässä asiakirjassa kuvatuissa tarkoituksissa. Kun henkilötietoja siirretään taholle, joka käsittelee niitä Scanfilin puolesta (henkilötietojen käsittelijä), Scanfil on sopimusjärjestelyillä varmistanut, että henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan Scanfilin kirjallisia ohjeita, että henkilötietoja käsitellään vain tässä asiakirjassa kuvatuissa tarkoituksissa ja että henkilötietojen käyttöoikeus on vain henkilötietoja työtehtävissään tarvitsevilla henkilöillä.

  • Henkilötietojen käsittelijät: Scanfil voi siirtää henkilötietoja henkilötietojen käsittelijöille, jotta nämä pystyvät suorittamaan heille tehtäväksi annetut palvelut ja tehtävät. Henkilötietojen käsittelijöiden tehtävät voivat liittyä esimerkiksi rekrytoinnin hallintaan, laitteiden, tietojärjestelmien ja ohjelmistojen toimittamiseen ja hallitsemiseen sekä muiden tietojenkäsittelypalvelujen toimittamiseen.
  • Henkilötietojen siirto tai luovutus samaan konserniin kuuluville yrityksille

Jotkut Scanfilin henkilötietojen käsittelijöistä sijaitsevat EU:n tai ETA-alueen ulkopuolella. Scan-fil on sopimuksilla varmistanut, että kyseiset tahot sitoutuvat asianmukaiseen suojaustasoon käsittelykäytännöissään ja siten tiedonsiirtoihin kohdistuu asianmukaiset suojatoimet. Lisätietoa henkilötietojen rajat ylittävistä siirroista ja niihin sovellettavista asianmukaisista suojatoimista on saatavilla tämän tiedotteen alussa mainitulta yhteyshenkilöltä.

Scanfil luovuttaa henkilötietoja esimerkiksi viranomaisille ja Scanfilin palveluntuottajille voimassa olevan lainsäädännön asettamissa rajoissa.

8 TIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Scanfil säilyttää työnhakijan henkilötietoja voimassa olevan lain edellyttämällä tavalla niin kauan kuin niitä tarvitaan tässä asiakirjassa määritetyissä käsittelytarkoituksissa. Kun Scanfil ei enää tarvitse tietoja tässä asiakirjassa kuvatuissa tarkoituksissa, tiedot poistetaan Scanfilin järjestelmistä ja muista tiedostoista tai anonymisoidaan peruuttamattomasti.

Yleinen maksimisäilytysaika työnhakijan henkilötiedoille on yksi vuosi päätöksentekohetkestä perustuen tasa-arvolakiin (609/1986) ja valituksen asettamisaikaan.

9 REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Tietosuoja-asetus antaa rekisteröidylle useita oikeuksia, joiden perusteella rekisteröity voi useissa tilanteissa päättää henkilötietojensa käsittelystä. Rekisteröity voi käyttää jäljempänä esitettyjä oikeuksia suhteessa Scanfiliin siinä laajuudessa kuin Scanfil on kyseisestä henkilöstä rekisteröityjen henkilötietojen rekisterinpitäjä.

  • Oikeus saada pääsy henkilötietoihin: Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että rekisterinpitäjä käsittelee hänen henkilötietojaan, sekä oikeus saada pääsy tällaisiin tietoihin. Rekisterinpitäjä voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöä saada tarkastaa henkilötiedot esimerkiksi määrittämällä tarkemmin toimitettavat tiedot.
  • Oikeus saada tiedot oikaistuiksi: Rekisteröidyllä on oikeus saada oikaistuiksi rekisterinpitäjän käsittelemien henkilötietojen virheet ja saada rekisterinpitäjän käsittelemät puutteelliset henkilötiedot täydennetyiksi.
  • Oikeus tulla unohdetuksi: Rekisteröidyllä on oikeus saada poistetuiksi rekisterinpitäjän hänestä käsittelemät henkilötiedot ja rekisterinpitäjällä on velvollisuus poistaa tällaiset tiedot, jos niiden käsittelylle ei enää ole oikeusperustetta tai jos rekisterinpitäjää sitoneen henkilötietojen säilyttämistä koskeneen lakisääteisen tai sopimusvelvoitteen voimassaoloaika päättyy tai jos rekisteröity peruuttaa suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn.
  • Oikeus rajoittaa henkilötietojen käsittelyä: Rekisteröidyllä on tietyissä tapauksissa oikeus pyytää rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä.
  • Oikeus siirtää henkilötiedot toiselle rekisterinpitäjälle: Rekisteröidyllä on tietyissä laissa määritetyissä olosuhteissa oikeus saada rekisterinpitäjän hänestä käsittelemät henkilötiedot yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle sen rekisterinpitäjän estämättä, jolle henkilötiedot on alun perin toimitettu.
  • Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä: Tietyissä tapauksissa rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä. Oikeutta vastustaa henkilötietojen käsittelyä sovelletaan erityisesti tilanteissa, joissa henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun. Rekisterinpitäjän on tällaisissa tilanteissa täytettävä rekisteröidyn pyyntö, ellei rekisterinpitäjä pysty osoittamaan pakottavia oikeutettuja etuja, jotka ovat painavampia kuin rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet, tai ellei tietojen käsittely ole tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
  • Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa milloin tahansa tietojen käsittelylle antamansa suostumus.

Joissakin tapauksissa työnhakija voi saada pääsyn henkilötietoihinsa tai saada ne oikaistuiksi Scanfilin sähköisten palvelujen kautta. Joissakin tapauksissa pyyntö ohjataan tämän asiakirjan kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.

Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus jättää valvontaviranomaiselle valitus rekisterinpitäjän häntä koskevien henkilötietojen käsittelystä. Valituksen voi jättää toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, joka on Suomessa tietosuojavaltuutettu, noudattamalla valvontaviranomaisen ohjeita. Siirry tietosuojavaltuutetun verkkosivulle napsauttamalla tätä.

10 MUUTOKSET TÄHÄN ASIAKIRJAAN

Scanfil voi muuttaa ajoittain tätä asiakirjaa. Tämä asiakirjan yläreunaan on merkitty kohtaan Viimeisin versio päivämäärä, jolloin asiakirjaan on tehty viimeksi muutoksia. Scanfil suosit-telee tarkastamaan säännöllisesti, onko asiakirjaan tehty muutoksia.

© Copyright Scanfil 2018. All rights reserved.

Invest to the
future growth

Latest